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  • 项目实施方法

环思系统实施方法HSF-WAY是环思智慧科技股份有限公司(以下简称环思)基于多年纺织行业信息化建设经验,以及国内外众多企业信息化建设的成功失败经验,提炼出的一套先进的、体系化的实施方法。该方法论的提炼和引入,可以极大地提高系统实施过程中实施工作效率以及系统实施质量,为企业信息化建设的成功实施提供有力的保障。

在环思协助企业实施信息化项目的过程中,将引用HSF-WAY方法论来进行项目管理和指导实施工作,同时,环思将HSF-WAY方法作为技术转移的一部分,与客户一起共享。

总体来讲,环思系统实施方法HSF-WAY具有如下特点:

1.HSF-WAY适用于环思面向中小型企业的系统实施服务。当前中小型企业普遍存在管理基础薄弱、流程松散可塑性强、信息专业人才缺乏、信息基础建设投入不够等特点,而企业对信息化要求却是投入少、周期短、见效快,针对这些情况,环思提了一套面向整个实施过程,为整个过程提供标准的、清晰明确的行动指南,在灵活系统配置和实施工具的基础上,配置互为补充的实施团队,制定明确的实施计划,按既定实施布骤,为企业快速高效地实施系统的解决方案。

2.HSF-WAY遵循“总体规划,分布实施,快速见效”的实施原则。

3.HSF-WAY标准化系统实施流程,将实施周期阶段化、实施任务清晰化、实施计划明确化,使实施人员的工作有的放矢,提高工作效率。

4.HSF-WAY控制实施风险,提供可量化的、精确的实施人数和实施周期参考。

5.HSF-WAY是具有开放性的实施方法,不仅面向系统实施人员,也面向企业实施参与人员,让企业了解实施过程,真正参与投入到实施过程,相互约束,相互促进。

6.HSF-WAY是不断发展的实施方法,除环思本身的信息化建议经验积累外,国内外更多大型标杆企业以及其它中小型企业信息化建设中的经验都将成为HSF-WAY的知识库,对HSF-WAY进行不断补充和完善。

 

  • 项目实施步骤

第一阶段:项目定义和项目规划

成功的实施始自良好的计划,因此,在任何实施工作开展之前,顾问要协助客户共同完成编制项目基准计划,确保双方的项目实施人员按照共同编制的项目基准计划有序的进行工作;这些工作包括对计划范例的讨论,以及对成功实施的关键要素的讨论;在整个实施过程中,环思的项目顾问不仅要在项目的整体框架,潜在问题,以及技术上给予建议和指导,而且要协助客户负责具体的工作的开展,包括计划的编制和维护更新,工作规程的制定等。

 

第二阶段:系统安装

一些客户能够独自安装ERP而不需要实施顾问的帮助;另外一些客户可能需要实施顾问帮助安装数据库和ERP。

如果用户能够独自安装系统,那么实施顾问要去检查一下安装是否正确、完整。

如果客户让顾问来进行安装,那么实施顾问将培训用户的系统管理员来学习安装过程,并提供维护手册及数据库备份方案。

记住:实施的目标是让用户自己能解决问题。

 

第三阶段:实施准备

1.培训“培训者”

2.实施开工会议(Kickoff Meeting)

3.项目团队培训

4.第一次模拟运行(Conference Room Pilot)

5.确定新系统的转换方式

6.开始清理旧系统中的数据

7.更新实施计划

 

第四阶段 拟订业务流程

这个阶段的目的是测试用户对系统配置参数的各种选择,并明确将在正式业务流程中生效的工作规程;所有现有的政策(Policies)、手续(Procedures)和文档(Documents)将在ERP环境中标识、审查和测试;许多流程将作变更以便在新系统上能更流畅地运行。

另一个容易被忽视的问题就是,在工作规程中,要建立起一套上线后如果发生紧急灾难性事故,采用什么备用手段(原始人工)来处理业务的办法。并且在系统恢复运行后,如何把业务数据补回到系统中。

 

第五阶段 最后的准备

1.最终用户培训

2.为最终的模拟运行加载数据

3.最终的模拟运行

4.最终更新实施计划

5.最终的管理层决策 – 上线/不上线(Go/No-Go Decision)

 

第六阶段 转换到正式运行

转换准备

必须要选择一个有足够转换时间的日期。对于大多数项目来说,这意味着在周末加班,把所有的业务数据转移或装载到新系统中,职员们在下周上班时面对新的系统,这样可以不耽误正常的工作。

在这个“周末”转换开始之前,正式运转的服务器和数据库要被配置妥当;在最后的转换工作开始前,可以先把诸如财务类别、科目组、科目表、各类配置参数等数据先装进去。实施计划中必须包括一个包含了切换过程中的各项具体任务的详细的进度表,这个进度表必须被严格地执行,并频繁对照,甚至每小时一次;

要记住,实施的这个阶段有着严格的完成标志,在直接切换模式中,公司的经营情况会严重地依赖于及时完成切换工作。

转换过程

环思智慧科技设计了一个用于向新的ERP系统装载数据并切换到实际运行的转换过程,所有的任务都已经在先前的模拟运行中经过了测试,他们应该很容易被项目团队理解和执行,这样就完成了系统转换过程并运行新系统了。

 

第七阶段:上线运行(Go Live)

一旦上线之后,客户就会持续不断地输入业务数据。如果顾问在现场,那么他将监控服务器的性能,并跟踪每个用户,看看还存在什么问题。如果有问题存在,就立刻与项目经理和系统管理员解决这些问题。

 

第八阶段 实施后的监控和跟进

对系统和用户进行监控

在转换到正式运行之后,监控系统的运行性能是很有必要的,常常是对系统的简单调整就会显著地提高整体性能,在最初的几周内对系统性能的监控可以帮助发现并避免许多潜在的问题。

系统本身只是后续工作的一个部分,用户本身必须被仔细监控以确保所有的业务被完整地输入,并且遵循实施期间制定的工作规程,如果发现这方面的问题,就必须重新培训用户以便能更有效的使用ERP。

评估实施效果

在完成了所有的实施工作,并经过一段时间的正式运行之后,就应该对工作规程进行一次正式的评审。

持续改进

如果发现了问题,就应该解决问题;不过,持续改进不仅仅是“修补”工作,它是有意识地改进每一件事,包括最好的部分,文档中记录的基线成为老的基准;在此基础上要建立新、更高的标准和基准;每个部门都要对持续改进和向更高层次演进负责,这个过程的目标是改进新系统的效率和利用率;实施结束后,应该召开每月的例会以使每个人了解对新的改进,以及项目的短期和长期的进展和方向。